Voyages d'affaires

Les voyages d’affaires représentent souvent un poste budgétaire important au sein d'une entreprise : de 2 à 8 % du chiffre d’affaires. Internet permet aux sociétés de réserver facilement et de piloter leurs budgets voyages, avec des économies substantielles à la clé par rapport aux agences traditionnelles.

Avec ou sans "self booking tools" ?

Les entreprises gèrent leurs dépenses de voyages soit en direct auprès d'agences de voyages de loisirs (Opodo, Lastminute...) ou de fournisseurs comme Air France ou la Sncf, soit avec des outils de réservation en ligne dédiés, appelés "self booking tools" (SBT). Ce sont des plateformes professionnelles développées par des agences de voyages d'affaires comme Egencia ou des sociétés spécialisées comme KDS ou Traveldoo qui les installent directement dans les entreprises ou dans les agences de voyages. Les SBT représentent la moitié du marché du voyage d'affaires. Les petites entreprises privilégient souvent la réservation en direct, sans SBT, car l'adoption du e-billet par les fournisseurs simplifie grandement le voyage d'affaires.

Les "self booking tools", en direct ou via un portail d'agence ?

Dès lors, les entreprises utilisent les SBT soit en direct, soit par l'intermédiaire d'un portail d'une agence de voyages. Les grandes entreprises ont souvent leurs propres SBT. Ceux-ci leur permettent de piloter l’ensemble de leur politique voyage, de la réservation des prestations à leur règlement. Ils synchronisent les profils, prennent en compte les préférences clients et l'existence de cartes de fidélité. Les voyages simples et les vols domestiques ou européens de point à point sont ainsi gérés en parfaite autonomie. Ces SBT d'intranet d'entreprises sont cependant reliés aux agences de voyages d'affaires afin qu'elles puissent intervenir sur ces plate-formes pour conseiller dans le cas de voyages un peu complexes comme les voyages à segments multiples. Les PME-PMI, quant à elles, préfèrent les portails d'agences, souvent plus simple d'emploi. Ils leur permettent de faire des réservations directement sur le site de l'agence.

Panorama des agences de voyages d'affaires

Côté agences, le marché du tourisme d'affaires en France est dominé par trois agences de voyages spécialisées : American Express, Carlson Wagonlit Travel et Egencia. Puis viennent des réseaux traditionnels français, locaux ou franchisés, avec des plateaux d'affaires tels que Afat-Selectour, Manor, Fram ou TourCom. Les agences font prévaloir leurs conseils et leur réactivité. Autre constat, certaines agences cherchent à traiter en direct avec un nombre restreint d'acteurs du secteur aérien, de l'hôtellerie et de la location de voitures - quand ce ne sont pas les entreprises elles-mêmes qui ont leurs fournisseurs privilégiés - afin d'obtenir des tarifs négociés, tandis que d'autres ont recours à l'offre globale des GDS (Global Distribution Systems).

Les voyages d'affaires, un budget incompressible ?

Deux tiers des déplacements professionnels sont liés à des rendez-vous avec les clients ou les fournisseurs, et le tiers restant concernent les voyages internes. Le coût réel d’un voyage est une problématique pour l’entreprise. La réduction des budgets de voyages et de notes de frais ne signifie pas forcément un gain de productivité d'autant plus qu'en moyenne un euro dépensé en voyage d'affaires génère vingt euros de bénéfice brut pour l'entreprise. Au-delà des technologies, le voyage d'affaires est un besoin vital pour les dirigeants et salariés d'entreprises. Il répond à un besoin primordial de concrétiser les contacts et de sortir de l’entreprise, comme un besoin de prendre l’air. La visioconférence ne peut pas remplacer le voyage d'affaires. Des voyageurs heureux sont des employés efficaces ! Les travel managers l'ont bien compris et vont même plus loin en organisant des incentives et séminaires dans des centres d'affaires ou des lieux dépaysants et en mettant parfois à disposition des services privés de conciergerie.

Agences en ligne de voyages d’affaires

Aller-retour

, agence de voyages d'affaires associée au groupe Carlson Wagonlit Travel, est reconnue pour son expertise en matière de gestion de voyages commerciaux, de vacances et de congrès, avec plus de 4 000 succursales dans 125 pays. Elle ropose sur sa capacité à négocier les tarifs, à assurer une assistance de tout instant et à développer un programme de gestion de déplacement.

American Express

, premier réseau d'agences de voyages d'affaires en France, accompagne les entreprises dans la gestion de leurs dépenses de déplacements professionnels. American Express propose une vision globale du coût total du voyage. En capitalisant sur son expertise, sa taille et sa puissance de négociation mondiale, American Express permet aux entreprises de réaliser des économies sur la totalité du cycle d’achat de voyage qui comprend, d’une part, le coût de l’acte de distribution (coût de la transaction) et d’autre part, les coûts d’achat et de gestion du voyage. Quels que soient leurs besoins et leur taille, les entreprises qui choisissent les solutions d’American Express Voyages d’Affaires, rationalisent la gestion des voyages de leurs collaborateurs, bénéficient de tarifs préférentiels auprès des principaux prestataires et réalisent des économies optimales sur l’ensemble de leurs dépenses de voyages. Le spécialiste des cartes bancaires American Express est le leader du marché du voyage d'affaires en France avec 25 % de part de marché. La moitié des transactions de voyages d'affaires enregistrées par le groupe sur le plan mondial se font déjà sur Internet.

BCD Travel

, quatrième réseau d'agences de voyages d'affaires en France, propose des services pour les grands comptes représentant 80 % de son activité. BCD Travel séduit aussi un nombre croissant de PME-PMI avec une offre dédiée baptisée "Book & Go". Ce service s'adresse aux entreprises dont le budget de déplacements professionnels est inférieur à 500 000 € par an. Il est accessible en ligne via un portail de réservation qui repose sur la plateforme Traveldoo Portal et utilisable sans formation spécifique. Ce site pour les PME-PMI est complété par des services à la carte (personnalisation de l’outil de réservation en y intégrant des accords fournisseurs spécifiques, reporting, aide à l’optimisation du budget voyages et actualité du voyage) et des services offline : équipe de réservation dédiée installée sur le plateau d’affaires de BCD Travel et joignable par téléphone et mail, démarches administratives pour l’obtention des visas, transferts et assurances. Son application mobile TripSource permet aux voyageurs d’accéder aux dossiers d’itinéraire, de les partager, de consulter en temps réel des renseignements utiles sur le statut des vols et les changements de point d’embarquement, ainsi que des indications routières jusqu’à la destination finale. Le spécialiste des déplacements professionnels dispose d'un réseau international étendu à 96 pays dans le monde.

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Carlson Wagonlit Travel

, deuxième réseau d'agences de voyages d'affaires en France, assure l'organisation des voyages d'affaires (réservation de transports et d'hôtels, service visa et devises, assistance 24H/24, cellule VIP, département incentive) et accompagne les entreprises dans le déploiement de leur politique voyages (création, mise en place), comme dans la conduite des négociations avec les grands fournisseurs (aérien, hôtellerie). Carlson Wagonlit Travel développe par ailleurs l'implantation d'outils de réservation en ligne (self booking tools) dans les entreprises, pour les grands comptes comme pour les PME-PMI. Ce SBT de Carlson Wagonlit Travel, baptisé Connect Now, se veut un outil professionnel et intuitif. Carlson Wagonlit Travel propose également une application mobile conçue par sa filiale WorldMate qui possède l'une des meilleures applications touristiques. CWT To Go permet de synchroniser automatiquement ses réservations, d'obtenir des notifications, d’accéder à ses itinéraires pour vérifier l’état de son vol, d'effectuer son embarquement, de rechercher d’autres vols, de réaliser ou de modifier ses réservations, et d'accéder à des informations à propos de son voyage (restaurants, météo...). Carlson Wagonlit Travel détient un cinquième du marché du voyage d'affaires en France.

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Egencia

, agence de voyages d'affaires, filiale du numéro un mondial du voyage en ligne Expedia, propose une plate-forme de reporting global, portant sur les réservations online et offline, qui permet aux entreprises de suivre leurs dépenses. Les voyageurs de PME-PMI comme les salariés de grands comptes peuvent réserver un billet d'avion, une chambre d'hôtel, un billet de train ou une voiture via cet outil collaboratif privatif qui les assiste en ligne et en temps réel ; il crée un poste de travail électronique (e-workplace) de co-navigation, dans lequel le voyageur et l'un des 200 agents de voyages d'Egencia France peuvent interagir (Egencia dispose de tois grands plateaux d’affaires à Paris-La Défense, Tourcoing et à Marseille, le plus grand d'Europe), ce qui se révèle utile pour les itinéraires complexes. La plate-forme fournit des indicateurs comme le prix moyen des prestations payées récemment, les avis des voyageurs de TripAdvisor (site du groupe Expedia) et les informations du site Guru (autre site du groupe Expedia) sur la qualité de chaque siège d'avion. Grâce à ses technologies propriétaires, Egencia crée un unique flux pour gérer toutes les réservations que ce soit par Internet ou téléphone. Elle offre aussi de la souplesse en n'imposant pas l'émission des billets immédiatement après la commande. Par ailleurs, des partenariats avec les compagnies aériennes lui permettent d'offrir des tarifs négociés. Son application mobile TripNavigator propose la réservation du voyage, la gestion dynamique des itinéraires avec des cartes interactives et des informations pertinentes pour chaque étape où le voyageur se trouve, des alertes en temps réel, le bulletin météo local ainsi qu'une assistance en huit langues. Egencia occupe la quatrième place du marché du voyage d'affaires en France avec 1 100 clients et la cinquième place au niveau mondial avec 4 000 clients dans soixante pays.

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HRG France

, réseau mondial spécialiste du voyage d'affaires, offre une vaste gamme de solutions pour la gestion complète des voyages d'entreprises. Filiale de la maison-mère Hogg Robinson Group, HRG France optimise le budget voyages pour le compte de sociétés multinationales et nationales. Il déploie, à travers HRG Intellect, une gamme complète de produits et services technologiques dans les domaines de la réservation en ligne, la gestion des données et l’établissement de rapports statistiques. HRG propose ainsi un outil de réservation en ligne des déplacements professionnels basé sur la technologie d'Amadeus e-Travel. Il offre un suivi des voyageurs, un service VIP, un service groupes, une salle des marchés, des plateaux de conseillers dans les grandes villes de France, un département événementiel et un autre réservé au consulting. La solution "HRG Gestion des dépenses" permet de gérer efficacement les dépenses provenant de diverses sources telles que les cartes de crédit de l’entreprise, les cartes d’achat, les cartes de voyage ou de divertissement, les demandes de remboursement des collaborateurs via les notes de frais, les téléphones mobiles, les cartes d’essence ou toute donnée relative aux déplacements. Son outil de cartographie interactive et de reporting "HRG Insight" permet d'accéder aux données sous forme de graphiques pour visualiser facilement les déplacements et les dépenses associées des voyages d’affaires des collaborateurs en cours, passés ou à venir, au sein de l’entreprise. Disponible sur mobiles et tablettes, ce service aide à identifier rapidement les incidents dans une zone particulière et faire des prévisions afin de prendre les décisions nécessaires pour optimiser leur programme de voyage et assurer la sécurité des voyageurs. HRG aide aussi les entreprises à piloter le bilan environnemental des voyages d’affaires en leur fournissant des compte-rendus sur le kilométrage et les émissions de CO2. HRG France dispose de la certification ISO 9001 pour le voyage d'affaires et l'événementiel, qui garantit la qualité de l'organisation et du système de gestion. Le réseau HRG se place au quatrième rang des distributeurs de voyages d'affaires aux Etats-Unis, derrière American Express, Carlson Wagonlit Travel et Egencia.

Manor

, réseau français de 65 agences de voyages spécialisées dans le tourisme d'affaires, propose une large gamme de services à ses clients notamment dans les transports aériens avec un moteur contenant un million de tarifs négociés. Son outil de réservation en ligne, Resafast, est doté de nombreuses fonctionnalités : politique voyages, préférences prestataires, affichage multimodal... Manor vise à la fois les grandes entreprises et les PME-PMI. Manor est une entité de Business and Tourism Travel Group (BTTG), l'alliance créée avec le réseau d’agences de voyages TourCom.

Selectour Afat Affaires

Selectour Afat Affaires

, composante du réseau indépendant d'agences AS Voyages, propose des solutions de "self booking tools" (outils de réservation en ligne). Selectour Afat Affaires met en particulier "Selectour Afat Pro" à disposition des TPE, PME, PMI et des professions libérales. Ce SBT light, prêt à l'emploi et conçu par Amadeus, permet de réserver en un clic la meilleure offre tarifaire, via le moteur de recherche Tactic, pour des billets d’avion (avec huit compagnies privilégiées : Air Austral Air Europa, Air Transat, Delta, Alitalia, Corsairfly, Qantas, Qatar Airways et Air France) et de train, des hôtels et des locations de voiture. Les clients peuvent choisir de réserver en ligne toutes ces prestations et/ou avoir accès aux services, aux conseils de suivi ainsi qu'à l’accompagnement de leur agence de voyages (550 points de vente en France). Simple, intuitive et multimodale, cette solution professionnelle "Selectour Afat Pro" est disponible 24h/24 et 7j/7 sur tous les sites du réseau. Parallèlement à cette plateforme de réservation en ligne simplifiée, le groupe AS Voyages dispose d'un portail mutualisé de gestion de voyages d’affaires, reposant sur la plate-forme KDS, avec une offre plus chère et plus élaborée puisqu'elle intègre, à la différence de la solution "Selectour Afat Pro", une politique voyage d’entreprise et un circuit de validation. AS Voyages occupe la troisième place du marché du voyage d'affaires en France avec plus de 50 000 sociétés clientes. Il fait voyager 2 100 clients chaque jour.

Fournisseurs de voyages d’affaires

Air France

, première compagnie aérienne française, possède un site dédié au voyage d'affaires. Il propose l'offre Accord Commercial, qui facilite la gestion des budgets voyages des grandes entreprises, et le programme VoyageurRewards, qui permet aux PME d'obtenir rapidement des billets d'avion gratuits lorsque leurs collaborateurs voyagent. Air France est dotée de plateaux d'affaires. Implantés à Paris (Elysées, La Défense, Orsay, Orly Ouest, Paris CDG), Bordeaux, Lyon, Marseille, Nice, Nantes, Strasbourg et Toulouse, ils gèrent les déplacements professionnels des entreprises, de la billetterie à l'hébergement hôtelier en passant par la location de voitures et le reporting. Le réseau mondial compte deux cents points de vente. Le site présente tous les avantages offerts aux voyageurs d'affaires grâce à des vidéos et un guide pratique qui détaillent notamment les tarifs affaires (tarifs "Week"), les services, les cartes d'abonnement (carte France Métropolitaine, carte Antilles Guyane Réunion et carte combinée), les programmes de fidélilté (Flying Blue, carte Corporate, carte Air France-KLM American Express et carte Visa Air France) et les différents classes de transport des vols Air France et KLM : la Première, la cabine Affaires, les classes Premium, la cabine Voyageur, les salons Air France et KLM, la Navette Air France et les classes de KLM.

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Eurostar

Eurostar

, compagnie ferroviaire reliant la France et la Belgique à l'Angleterre, propose aux voyageurs d'affaires sa classe de voyage "Business Premier", pour laquelle les billets sont flexibles : remboursables et échangeables sans frais. Les clients "Business Premier" ont aussi la possibilité d'avoir accès au train de leur choix quelles que soient leurs réservations initiales, à l'image de ce qui existe déjà au niveau européen avec le service "hop on the next train" dans les hubs Railteam. Ce service d’embarquement garanti leur permet aussi de prendre le train sans avoir à se préoccuper d'éventuelles files d’attente, y compris en heures de pointe. Ils bénéficient aussi d’un temps d’enregistrement rapide, de salons dédiés en gares, d’un environnement propice au travail avec un très grand confort à bord ainsi que de menus concoctés en collaboration avec le chef français Alain Roux, trois étoiles du guide Michelin du Waterside Inn dans le Berkshire. Eurostar propose sur son site deux programmes de fidélité "Eurostar Frequent Traveller" et "Eurostar Plus Points". Son application mobile permet de réserver ses billets puis de recevoir son "mobile ticket" sous la forme d’un code barre. Elle permet aussi de suivre l’état du trafic en direct et de sauvegarder sur son compte ses préférences de voyage et ses informations voyageur. Les membres des programmes de fidélité "Eurostar Frequent Traveller" et "Eurostar Plus Point" peuvent également continuer de cumuler des points lors de leurs réservations et avoir accès à leur compte d’un seul coup d'œil. Les voyageurs "Business Premier" peuvent utiliser l'application mobile pour échanger leurs billets directement depuis leurs smartphones. L’entreprise ferroviaire propose aussi un service de réservation de taxis dans les salons d’attente à bord des trains, comme cela existe aussi sur Thalys.

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Oui.sncf

Oui.sncf

, premier site de voyage en ligne en France, offre des services professionnels aux voyages d'affaires, qui représentent un quart de sa clientèle. L'Espace Pro contient des outils de réservation et de suivi de commande, et des services. Ainsi, les voyageurs d’affaires peuvent échanger leurs e-billets pour n’importe quel autre train de la journée, même s’il est complet. L’avantage est exclusivement réservé aux professionnels collaborateurs voyageant avec un tarif Pro en 1ère ou 2de classe (tarifs PRO, Fréquence et Corporate) ainsi que pour les membres du programme de fidélité Grand Voyageur Le Club. Pour effectuer cet échange le jour du départ du train, les voyageurs d’affaires ont le choix entre les bornes Express Pro, les bornes Libre Service, le service Echange direct au téléphone, les guichets en gare, les boutiques SNCF et le site mobile Tgv-pro.mobi. La SNCF met aussi à disposition des voyageurs d'affaires munis d'un billet TGV Pro 1ère un Espace Pro privilégié dans les TGV, un havre de tranquillité dans la voiture 1, située toujours en tête de train et dotée d'un accès WiFi, de la presse gratuite et de boissons fraîches. Cet espace inclut dans le prix du billet TGV Pro 1ère est proposé dans la limite des places disponibles de la voiture 1. Parmi les avantages qu'offrent les cartes de fidélité "Grand Voyageur" et "Grand Voyageur Le Club", il y a la mise à disposition de salons Grand Voyageur dans les gares SNCF et l'accès aux services de porte à porte (taxis réservés, emplacements réservés dans les parkings et motos avec chauffeurs).

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Plate-formes de réservation en ligne de voyages d’affaires

Amadeus

, fournisseur leader mondial des solutions technologiques de gestion pour la distribution et la vente de services de voyages, propose ses outils pour les voyages d'affaires des entreprises, pour les agences de voyages et pour les bureaux de vente des compagnies aériennes. Pour les entreprises, la technologie modulaire des outils de self-booking d'Amadeus, baptisée "e-Travel Management", leur permet d'optimiser le processus d'achat et de gestion des déplacements professionnels. Totalement personnalisable, elle donne aux voyageurs d'affaires la capacité de planifier, réserver et acheter en ligne des itinéraires conformes aux directives de l'entreprise. Les sociétés peuvent contrôler leur budget de voyages et optimiser les processus grâce à une intégration poussée avec leurs systèmes informatiques (gestion des ordres de mission, notes de frais, base RH...), réduire substantiellement leurs coûts de gestion et de réservation et réaliser des économies de l'ordre de 15 % sur le prix moyen des billets. L'"e-Travel Management" permet aussi l'affichage sur une carte interactive des hôtels disponibles aux dates demandées et de suivre les voyageurs en déplacement pour l'envoi d'alertes SMS. Il est compatible avec les smartphones, notamment pour le volet validation des voyages. L'"e-Travel Management" repose enfin sur une interface de travail intuitive et graphique baptisée "Travel Arranger Workspace", qui réunit sur un seul écran toutes les fonctions courantes utilisées par les chargés de voyage : panier d'achat, présentation calendaire des dossiers voyageurs, création de modèles de voyages, affichage des tarifs regroupés par familles selon leur flexibilité et en accord avec la politique voyage, affichage combiné train et avion. Amadeus propose aussi ses "self booking tools" aux agences de voyages, comme le réseau AS Voyages (agences Selectour Affaires et Afat Voyages), qui les exploite à destination des TPE, PME et PMI.

KDS

, société d'origine française spécialisée dans les solutions intégrées de gestion, propose aux entreprises des outils en ligne pour réserver leurs voyages, déclarer leurs notes de frais, éliminer les frais inutiles et générer des retours sur investissement. KDS leur permet aussi de prédire l’évolution du budget voyages sur une année, de proposer des alternatives de voyages mesurées en coût exact, de prévenir des dérives et d’estimer, par destination, le coût moyen d’un voyage d’affaires. Autre outil destiné à faciliter la vie du voyageur comme celle du contrôleur de gestion pour les notes de frais, KDS Mobile permet au voyageur soit de scanner les factures, soit d’envoyer par téléphone mobile des photos des factures payées au cours d’un voyage. Les responsables peuvent ainsi consulter et approuver rapidement les demandes de déplacement et de remboursement. Cela évite par exemple de manquer des opportunités de tarifs réduits en raison d'approbations tardives, et permet donc à l'entreprise de gagner du temps et de l'argent. Ces outils de gestion des voyages d’affaires et des notes de frais reposent sur une mono-plateforme 100 % SaaS, qui est utilisée par 4 000 entreprises internationales et deux millions d’utilisateurs. Il est possible d'en tester une démonstration à tout moment. Le blog d'Yves Weiselberger, président-fondateur de KDS, apporte par ailleurs un éclairage sur les innovations technologiques appliquées au voyage d'affaires. Carlson Wagonlit Travel (actionnaire de KDS à hauteur de 10 %), American Express, Manor, AS Voyages, Privilèges Voyages et Thomas Cook utilisent et proposent à leurs clients les solutions de KDS.

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Traveldoo

, éditeur d'une plates-forme de services de voyages d'affaires, simplifie la gestion des déplacements professionnels et facilitent la vie des voyageurs, optimisent les achats de voyages et aident les entreprises à mieux gérer les risques pouvant affecter leurs voyageurs. Avec ces services en ligne web et mobiles, les entreprises peuvent réserver simplement et rapidement leurs vols, leurs trains, leurs hôtels et leurs voitures de location, optimiser la gestion de leur programme voyages, automatiser leurs procédures de contrôle, accéder à la diversité de l’offre fournisseurs, fluidifier les interactions avec leurs fournisseurs et leurs agences, analyser et piloter efficacement la performance de leurs achats. Deux offres sont proposées à partir de cette plate-forme : "Traveldoo Enterprise" pour intégrer directement l'intranet des entreprises et "Traveldoo Portal" pour les agences de voyages qui souhaitent offrir à leurs clients une interface de voyages d'affaires. Sur son terminal mobile, le voyageur dispose de la gestion des notes de frais et d'un mémo voyage complet, synchronisé, et dont il pourra partager les informations qu'il souhaite avec ses proches. Le mémo est créé et mis à jour automatiquement par Traveldoo, que les réservations aient été faites par le voyageur ou un collaborateur, auprès de l'agence de voyages ou directement sur Internet. Outil de réservation d'origine française, Traveldoo appartient depuis 2011 à Egencia, agence filiale d'Expedia spécialisée dans le voyage d'affaires.