Voyages d'affaires

Les voyages d’affaires représentent souvent un poste budgétaire important au sein d'une entreprise : de 2 à 8 % du chiffre d’affaires. Internet permet aux sociétés de réserver facilement et de piloter leurs budgets voyages, avec des économies substantielles à la clé par rapport aux agences traditionnelles.

Avec ou sans "self booking tools" ?

Les entreprises gèrent leurs dépenses de voyages soit en direct auprès d'agences de voyages de loisirs (Opodo, Lastminute...) ou de fournisseurs comme Air France ou la Sncf, soit avec des outils de réservation en ligne dédiés, appelés "self booking tools" (SBT). Ce sont des plateformes professionnelles développées par des agences de voyages d'affaires comme Egencia ou des sociétés spécialisées comme KDS ou Traveldoo qui les installent directement dans les entreprises ou dans les agences de voyages. Les SBT représentent la moitié du marché du voyage d'affaires. Les petites entreprises privilégient souvent la réservation en direct, sans SBT, car l'adoption du e-billet par les fournisseurs simplifie grandement le voyage d'affaires.

Les "self booking tools", en direct ou via un portail d'agence ?

Dès lors, les entreprises utilisent les SBT soit en direct, soit par l'intermédiaire d'un portail d'une agence de voyages. Les grandes entreprises ont souvent leurs propres SBT. Ceux-ci leur permettent de piloter l’ensemble de leur politique voyage, de la réservation des prestations à leur règlement. Ils synchronisent les profils, prennent en compte les préférences clients et l'existence de cartes de fidélité. Les voyages simples et les vols domestiques ou européens de point à point sont ainsi gérés en parfaite autonomie. Ces SBT d'intranet d'entreprises sont cependant reliés aux agences de voyages d'affaires afin qu'elles puissent intervenir sur ces plate-formes pour conseiller dans le cas de voyages un peu complexes comme les voyages à segments multiples. Les PME-PMI, quant à elles, préfèrent les portails d'agences, souvent plus simple d'emploi. Ils leur permettent de faire des réservations directement sur le site de l'agence.

Panorama des agences de voyages d'affaires

Côté agences, le marché du tourisme d'affaires en France est dominé par trois agences de voyages spécialisées : American Express, Carlson Wagonlit Travel et Egencia. Puis viennent des réseaux traditionnels français, locaux ou franchisés, avec des plateaux d'affaires tels que Afat-Selectour, Manor, Fram ou TourCom. Les agences font prévaloir leurs conseils et leur réactivité. Autre constat, certaines agences cherchent à traiter en direct avec un nombre restreint d'acteurs du secteur aérien, de l'hôtellerie et de la location de voitures - quand ce ne sont pas les entreprises elles-mêmes qui ont leurs fournisseurs privilégiés - afin d'obtenir des tarifs négociés, tandis que d'autres ont recours à l'offre globale des GDS (Global Distribution Systems).

Les voyages d'affaires, un budget incompressible ?

Deux tiers des déplacements professionnels sont liés à des rendez-vous avec les clients ou les fournisseurs, et le tiers restant concernent les voyages internes. Le coût réel d’un voyage est une problématique pour l’entreprise. La réduction des budgets de voyages et de notes de frais ne signifie pas forcément un gain de productivité d'autant plus qu'en moyenne un euro dépensé en voyage d'affaires génère vingt euros de bénéfice brut pour l'entreprise. Au-delà des technologies, le voyage d'affaires est un besoin vital pour les dirigeants et salariés d'entreprises. Il répond à un besoin primordial de concrétiser les contacts et de sortir de l’entreprise, comme un besoin de prendre l’air. La visioconférence ne peut pas remplacer le voyage d'affaires. Des voyageurs heureux sont des employés efficaces ! Les travel managers l'ont bien compris et vont même plus loin en organisant des incentives et séminaires dans des centres d'affaires ou des lieux dépaysants et en mettant parfois à disposition des services privés de conciergerie.